公文處理基礎(chǔ)知識

　　公文即公務(wù)文書。公文與公文、文件的關(guān)系是：包容關(guān)系或叫屬分關(guān)系。

　　公文的本質(zhì)。公文是國家統(tǒng)治階級實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、管理國家、處理公務(wù)的文字工具。

　　2.公文處理涵義。公文處理是一個動態(tài)的過程，是指公文收發(fā)文單位特定的人員用特定的方法辦理公文，使之符合有關(guān)規(guī)定和收發(fā)文單位的要求。它包括公文擬制、辦理、管理、收集整理、歸檔在內(nèi)的一系列銜接有序的工作。

　　公文辦理分為收文辦理和發(fā)文辦理。收文辦理包括公文的簽收(含拆封、清點(diǎn)、分類)登記、擬辦、送批、批辦、分發(fā)、傳閱、承辦、催辦、辦復(fù)、收集整理、歸檔等12個程序;發(fā)文辦理包括公文起草(含修改、協(xié)調(diào))、校核、會簽、簽發(fā)、復(fù)核、登記、印制(排版、校對、裝訂)、分發(fā)、收集整理、歸檔等10個程序。

　　公文由秘書部門統(tǒng)一管理。管理的原則：既發(fā)揮公文效用，又有利于公文保密。管理的范圍是所有公文，包括不同載體的公文。管理的內(nèi)容是：收文管理（簽收與撤封管理、清點(diǎn)與分類管理、登記與擬辦管理、送批與批辦管理、分發(fā)與傳閱管理、交辦承辦與催辦管理、辦復(fù)與收集管理、立卷歸檔管理）、發(fā)文管理（起草校核管理、送審與簽批管理、公文定密管理、復(fù)核與登記編號管理、校對與印制管理、施印管理、分發(fā)傳遞管理、立卷歸檔管理）、公文利用管理（公文閱讀管理、公文查閱管理、公文借閱管理、公文傳達(dá)范圍的管理、公文翻印復(fù)制管理、公文匯編管理、公文公開發(fā)布管理、公文引用管理）、公文撤銷管理、會議文件管理、公文存放清理清退銷毀管理、秘密文件（包括各種載體文件）管理、機(jī)關(guān)合并撤銷時(shí)公文管理。

　　公文歸檔，包括公文的收集、裝訂（裱糊與拆除金屬物）、分類（區(qū)分保存價(jià)值）、排列、編號、編目、裝盒、編寫全宗說明、歸檔，移交進(jìn)館10個程序。

　　三、公文的特點(diǎn)

　　公文具有以下8個特點(diǎn)：

　　1.鮮明的政治性。公文是階級統(tǒng)治的工具，是管理工作的工具。它的內(nèi)容反映了統(tǒng)治階級的意志，代表統(tǒng)治階級的利益。因此，它的階級性、政治性非常鮮明。

　　2.法定的權(quán)威性。公文是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)和管理工作的工具，其管轄范圍內(nèi)的所有單位和個人必須不折不扣地貫徹執(zhí)行，不允許有任何反對地表示。如果對某些條文有不同意見，只能用合法的方式向上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)反映，在上級機(jī)關(guān)未改變決定之前，必須遵照執(zhí)行。

　　3.特定的作者、讀者和嚴(yán)格的程序。公文有特定的作者、讀者，公文辦理有特定的程序，均不可逾越。公文的作者，是公文制發(fā)機(jī)關(guān)（單位）。公文的讀者，是由領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)制發(fā)文件時(shí)規(guī)定的，只能按公文制發(fā)機(jī)關(guān)的意見辦理，不得隨意突破。公文辦理有一套嚴(yán)格的程序。公文辦理人員，必須嚴(yán)格按規(guī)定的程序辦理，不得減少和超越規(guī)定的程序；必須恪盡職守，不得越權(quán)越位。

　　4.文字表述的準(zhǔn)確性和語言的生動性。文字表述的準(zhǔn)確性，是指公文的語言表達(dá)必須做到準(zhǔn)確、規(guī)范，無歧義，否則，無法貫徹落實(shí)或出現(xiàn)執(zhí)行上的偏差。特別是政策性公文，要清楚明了，操作性要強(qiáng)，便于貫徹和執(zhí)行。一個規(guī)定，只能是一種解釋。公文語言的生動性，是指公文語言的運(yùn)用在確保其準(zhǔn)確、鮮明、樸實(shí)、簡潔的基礎(chǔ)上，充分運(yùn)用我國語言、詞匯豐富的特點(diǎn)，在一篇公文中或在局部的段落內(nèi)，做到句法、構(gòu)詞法一致，句子、詞匯新穎，避免重復(fù)、累贅。