公文處理基礎知識

　　《國家行政機關公文處理辦法》明確規定：“文字從左至右橫寫、橫排。在民族自治地方，可以并用漢字和通用的少數民族文字（按其習慣書寫、排版）。”行政機關的公文除發文機關標識、標題、主題詞目用小標宋體字，密級、保密期限、緊急程度、“主題詞”3字用黑體字，份數序號用2號全身黑正體字外，其余文字都是用3號仿宋體字。

　　用16開型公文紙排印公文，黨的機關的公文，正文一般每頁排20行，特殊情況，最多只能排22行，每行25個字。行政機關的公文，正文一般每頁排19行，每行25個字。

　　用國際標準a4公文紙排印公文，正文用3號仿宋體字，一般每頁排22行，每行排28個字。

　　特殊情況下，為了防止出現“此頁無正文”字樣，調整行距、字距時，每頁既可減少1行、每行可減少1-2個字，也可每頁增加1-2行、每行增加1-2個字。

　　公文要求雙面印刷，頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應達到色普所標bl100%，紅色油墨應達到色普y80%，m80%。印刷品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。

　　公文頁碼用4號半角白體阿拉伯數字標注，置于版心下邊緣之下一行，數字左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。雙頁碼居左空1字。空白頁和空白頁以后的頁不標注頁碼。

　　公文裝訂與公文排印應一致，并考慮人們的閱讀習慣。根據不同裝訂方法的要求，分別用騎馬釘、平訂或膠粘，左側裝訂，不掉頁。   

　　第三節  行文規則   

　　在學習行文規則之前，必須了解行文關系和行文方式。

　　一、行文關系

　　行文，是指公文制發單位發公文給受文單位。受文單位一般是某個單位或某些單位或集群單位。這種發文單位與收文單位之間的公文往來關系，叫做行文關系。它是根據組織系統、公文法定作者的職責權限、發文單位與受文單位之間是否具有隸屬關系確定的。

　　正確處理行文關系，是一切機關工作人員特別是從事公文把關的人員必須具備的基本素養之一。公文的行文關系，主要有以下6種關系：

　　1.領導與被領導的關系。

　　領導與被領導的關系，是指有隸屬關系的上級機關與下級機關之間的公文往來關系。按照我國現行的政治體制、行政管理體制和組織制度，凡有隸屬關系的上下級機關之間工作上的相互關系是領導與被領導的關系。

　　公文往來中的領導與被領導的關系，專指行文關系，是指具有直接領導關系的上下級之間的關系，不包括間接的領導關系，即處于領導地位的政黨與其所領導下的人大、政府、政協、企業事業單位、社會團體等機關單位之間的領導與被領導的關系。

　　2.指導與被指導的關系。

　　指導與被指導的關系,是指沒有隸屬關系但有業務指導關系的機關、單位、部門之間的公文往來關系。例如，沒有隸屬關系但有業務指導關系的上級機關與下級機關之間的公文往來，上級機關的職能部門與下級機關的相關部門之間的公文往來，同級機關、單位、部門之間在各自的職權范圍內進行業務指導工作時的公文往來等。這種關系與領導與被領導的關系比較，行文方式和所用文種不盡相同，上下級機關之間用下行文文種，平行機關之間用函行文。