公文處理基礎(chǔ)知識

　　2.份號。

　　份號，即份數(shù)序號，是同一件公文印制份數(shù)的順序號。在黨的機(jī)關(guān)，用特定版頭印發(fā)的秘密公文均應(yīng)標(biāo)注份號，不是用特定版頭印制的秘密公文，有條件的也應(yīng)標(biāo)注份號。份號從no.000001號開始，用6位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注于公文首頁左上角。

　　秘密公文印制份號的目的是：便于對秘密公文進(jìn)行管理和利用。

　　用電報傳送的秘密公文，不標(biāo)注份號。但是，絕密、機(jī)密、秘密電報均屬密碼電報,均應(yīng)按密碼電報的管理辦法進(jìn)行嚴(yán)格管理。

　　3-4.密級與保密期限。

　　密級，即公文的秘密等級。公文中的密級分為絕密、機(jī)密、秘密3個等級。秘密可劃分為國家秘密和商業(yè)秘密，其中，國家秘密劃分為絕密、機(jī)密、秘密3個等級，商業(yè)秘密劃為“商業(yè)機(jī)密”、“商業(yè)秘密”2個等級。有秘密事項的公文應(yīng)確定密級。用特定版頭印發(fā)的公文，密級用3號黑體字標(biāo)注。黨的機(jī)關(guān)的公文，密級標(biāo)注在份號下方，兩字之間空1字；行政機(jī)關(guān)的公文，密級標(biāo)注在公文首頁右上角。如需同時標(biāo)注秘密等級與保密期限，黨政機(jī)關(guān)的公文，都用3號黑體字頂格標(biāo)注在版心右上角第1行，秘密等級中間不空格，并與保密期限之間用“★”隔開。比如：“機(jī)密★3年”。用電傳方式發(fā)布的公文,密級用3號仿宋體字標(biāo)注在公文首頁報頭部分的“密級”欄內(nèi)。

　　5.發(fā)往地址。

　　在電報報頭左下方設(shè)有“發(fā)往地址”欄，有的也簡化為“發(fā)往”二字，用于標(biāo)注電報發(fā)送的地點(diǎn)與單位。公文有主送機(jī)關(guān)的，可簡化為“見主送機(jī)關(guān)”。公文沒有主送機(jī)關(guān)的，如決議、決定、指示、意見、公報、規(guī)定、細(xì)則、會議紀(jì)要、工作要點(diǎn)等文種，應(yīng)在“發(fā)往地址”的右側(cè)標(biāo)注發(fā)往地址或發(fā)送單位。發(fā)送單位可用統(tǒng)稱,也可用特稱，視情況而定。一般方法是：普發(fā)性電報用統(tǒng)稱，限知性電報用特稱。發(fā)往地址和發(fā)送單位用3號仿宋體字排印。如果字?jǐn)?shù)太多，也可用4號或5號仿宋體字排印。

　　6.緊急程度（等級）。

　　緊急程度（等級），是對公文送達(dá)和辦理的時間要求。用特定版頭印制的公文辦理時間要求叫緊急程度，用電傳方式發(fā)布的公文辦理時間的要求叫等級。用特定版頭印制的黨的機(jī)關(guān)的緊急公文，分別標(biāo)明“特急”、“加急”，用3號黑體字頂格標(biāo)注于公文首頁版心右上角，兩字之間空1字；行政機(jī)關(guān)的緊急公文，分別標(biāo)明“特急”、“急件”，用3號黑體字標(biāo)注于公文首頁版心右上角第2行，如果該件公文無密級，則標(biāo)注在第1行。

　　用電傳方式傳送緊急的公文有兩種方式：一是用特定版頭印制的公文直接電傳；二是使用電報報頭電傳公文。電報的緊急程度叫等級，分“特提”、“特急”、“加急”、“平急”4種，用3號仿宋體字標(biāo)注，其辦理公文的時間要求分別是1天、3天、5天、10天，即受文單位必須分別在規(guī)定的時間內(nèi)辦理完畢。

　　確定公文的緊急程度（等級）應(yīng)實(shí)是求是，防止隨意性。

　　7.發(fā)文字號（部委號）。

　　用特定版頭印制的公文叫發(fā)文字號，用特定報頭制發(fā)的電報叫“發(fā)電字號”，用通用報頭制發(fā)的電報叫“部委號”。直接公開發(fā)布的公文沒有發(fā)文字號；先用特定的版頭印制、后公開發(fā)布的公文，仍用原來的發(fā)文字號。