公文處理基礎知識

　　發文字號（部委號，下同）是公文的代號，由發文機關代字、發文年度和發文順序號3部分組成，是每一個用特定版頭（報頭）制發的公文不可缺少的重要組成部分。它起到便于識別公文、發文機關、發文年度和便于登記、管理、使用的作用。其中，發文機關代字由發文機關所在行政區(管轄地)地方代字、發文機關代字和公文類別代字3部分組成，有的可省略發文機關代字或公文類別代字，但發文機關所在行政區地方代字不能省略。發文年度和發文順序號用阿拉伯數字書寫，發文年度號標注在六角括號內。發文年度應標全稱，不能簡寫，例如，“〔2005〕”不能簡寫為“〔05〕”。發文順序號分年度從1號起，按公文的簽發時間的先后依次編號，不能跳號，不留有空號,不隨意編號，不編虛位（即“1”不編為“001”），不加“第”字。

　　使用發文字號,應注意3個問題：一是發文字號一經確定，應長期固定使用。二是聯合行文，一般只標注主辦機關的發文字號。三是用特定版頭印制的公文的發文字號，標注于版頭（發文機關標識）下空2行紅色橫隔線之上。下行文、平行文的居中標注；上行文的標注于左側，與右側的“簽發人”對稱，左右邊各空1字排印。電報的發文字號用3號仿宋體字標注，用特定報頭印制的電報，標注在“密級”欄之后；用通用報頭印制的電報，標注在“部委號”欄內。

　　8.簽發人。

　　上報公文應標注簽發人姓名，平行排列于發文字號右側。發文字號居左空1字，簽發人姓名居右空1字；簽發人由“簽發人”3字加全角冒號與簽發人姓名組成，標注于公文發文機關標識（版頭、報頭）下空2行紅色橫隔線之上。黨的機關的公文用4號仿宋體字標注。某些重要的公文有會簽人的，還應在簽發人右側用4號仿宋體字標注會簽人及其姓名。

　　上報公文標注簽發人的目的，是為了加強單位領導人對公文所負的責任，使之認真把好公文關。

　　標注公文簽發人應注意2個問題：一是聯合行文，有多個簽發人，一般是主辦單位簽發人姓名置于第1行，其他簽發人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序依次順排，下移紅色橫隔線；會簽人的標注方法同簽發人。二是簽發人是指機關簽發公文的領導人中最高職務者。

　　9.收發報序號。

　　收發報序號是機要部門對接收和發出的電報編排的順序號。收發報序號由接收或傳輸電報單位的代字“×機”加收發報順序號組成，其中，傳輸電報單位的代字，由傳輸電報單位所在行政區地方代字加“機”字組成。收發報序號設置在報頭部分兩條橫隔線的最右端，由機要部門填寫，分年度、分類別依次編號。

　　10.標題。

　　標題，一般由發文機關名稱（全稱或規范化簡稱）、公文主題和文種組成，位于紅色橫隔線下方空2行排印。主標題用2號小標宋體字，副標題用3號楷體字，居中排印。回行時應做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。公文的標題應準確簡要地概括公文的主要內容，做到規范、簡潔、無歧義。

　　在處理公文標題時應注意3個問題：一是聯合行文時各聯署機關名稱排序，一般情況下，主辦機關的名稱排在前面，其余依次排列。二是在有雙文種的公文（又叫復合性公文）中，應簡化標題。三是標題中一般不用除書名號以外的標點符號。