公文處理基礎知識

　　聯合行文,應明確主辦機關或部門,以利于答復下級機關在貫徹執行中碰到的實際問題的詢問,做好公文中涉及有關政策性問題的解釋和有關事項的協調工作。同時,便于下級機關報告工作情況。

　　6.屬于部門職權范圍內的事務，應當由部門自行行文或聯合行文。須經政府審批的事項，經政府同意也可以由部門行文，文中應當注明經政府同意。這是減少黨委、政府行文的一條重要的行文規則。各級黨政機關及各部門行文，應當認真貫徹落實這一規定。自行行文的方式有四種：（1）直接向下一級黨委政府的相關部門行文；（2）經政府批準或同意后向下級政府的相關部門行文；（3）涉及其他部門的事務時，與其他部門聯合行文；（4）各部門之間可以互相行文。應當從實際出發，具體情況作具體分析，采用恰當的行文方式。

　　7.部門內設機構除辦公廳（室）外不得對外正式行文。這是為了加強集中統一領導而作出的規定。因為，部門的辦公廳（室）是部門的辦事機構和綜合機構，經領導同意或授權，可以對外正式行文。部門的其他內設機構不是獨立的單位，不具備法人資格，也不能代表部門，所以，不得對外正式行文。

　　8.受雙重領導的機關向上級機關行文，應當寫明主送機關和抄送機關，由主送機關負責答復請示事項；上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時應當抄送其另一上級機關。這一規則，責任明確，規定了受雙重領導的機關和其上級機關，如何處理行文關系，如何行文，由誰承辦和答復請示事項。受雙重領導的機關向上級機關行文，既要遵守一事一文的規則，又要注意是誰管理的事項向誰行文。為了讓另一上級機關及時了解其下級機關的情況，下級機關有責任和義務向上級機關報告工作情況，請示有關問題。由主送機關負責承辦公文，責權分明，可防止“踢皮球”，有利于承辦公文和提高辦文效率。抄送，是為了讓被抄送的單位了解應當了解的情況。這是上級機關在領導、管理工作中對下級機關必不可少的要求，也是上級機關了解下級機關工作情況、決策情況的重要方式之一。

　　上級機關向受雙重領導的下級機關行文，抄送其另一上級機關，也是為了讓另一上級機關了解情況，便于工作，防止瞎指揮，使之提高管理水平。

　　9.不相隸屬機關之間一般用函行文。在黨政機關中，不相隸屬的機關之間，不論級別如何，只能用函行文。用函行文是平等的關系，用協商的口氣以尊重對方，用陳述性語言以示禮貌，不能在函中帶有指令性、指示性、指揮性、決斷性的語言，不能居高臨下，不能用上級對下級的口氣行文。

　　10.縣級黨委、政府的沒有下設機構的職能部門在自己的職權范圍內，有關工作部署和工作任務需要下級機關的相關人員執行、有關事項需要下級機關的相關人員閱知時，可分別給下級黨委、政府行文；需要下級黨委、政府或下級黨委、政府的正副職執行和閱知時，應分別報請同級黨委、政府行文。這一條不屬行文規則，但是對縣級黨委、政府的沒有下設機構的職能部門下行文實際情況的處理意見，也是可行的。因為縣級黨委、政府的大部分職能部門沒有下屬機構，只有具體的工作人員，但公文不能發給個人，只能發給組織。這樣處理是比較恰當的。