公文處理基礎(chǔ)知識
1.公文格式的含義
格式,原指法律文書,是法律的一種。《隋書?高祖紀》講:“自古哲王,前人作法,前帝后帝,沿革隨時,律令格式,或不便于事者,宜依前敕修改,務(wù)當政要”。隋代以后,法有律、令、格、式之別。格,指官吏處事的原則;式,指則列。格式,通用指有關(guān)官署制度、組織、官員職權(quán)等法則,后來泛指規(guī)格樣式。
公文是人類使用的一種管理工具和交際工具。人們使用公文進行管理和公務(wù)交往過程中逐步形成的習慣,并把它確定下來,共同遵守,這就是公文的格式。通俗地說,公文格式就是公文的規(guī)格樣式,即公文各組成部分在頁面上的表現(xiàn)形式,也叫公文的外部組織形式。它是規(guī)范化和標準化的格式。它反映了公文的客觀需要和內(nèi)在規(guī)律,體現(xiàn)公文的權(quán)威和功能。它是公文的權(quán)威性和嚴肅性在形式上的體現(xiàn),對公文的內(nèi)容起表現(xiàn)和保證作用。公文格式經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)確定,其所轄范圍的各級各類機關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位和一切社會團體,都要共同遵守。其目的都是為了規(guī)范公文處理工作,提高工作效率。
黨政機關(guān)通用公文的格式大體一致,略有差別。認真學習公文格式,就是為了正確使用和處理公文格式,提高公文處理工作水平。
2.公文格式的組成
1996年5月3日中共中央辦公廳發(fā)布的《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》和XX年8月24日國務(wù)院發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》對公文格式作了明確的規(guī)定。1999年12月27日國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文格式》國家標準,從技術(shù)方面對通用公文的紙張、排版、印刷、裝訂和公文中各要素標識規(guī)則,都作了更加明確具體的規(guī)定。這個國家標準適用于國家各級行政機關(guān)制發(fā)的公文,其他機關(guān)可參照執(zhí)行。
公文格式,一般由公文的文面格式、用紙格式和排印裝訂格式3部分組成。
二、公文文面格式
公文文面格式是指公文中各要素(各組成部分)的搭配、排列和標識規(guī)則,包括版面安排、字體型號、各要素的標識排序等。實際上,公文的文面格式是公文全部書面內(nèi)容的結(jié)構(gòu)。不同的朝代、不同的機關(guān)、不同類別的公文,有不同的文面格式。目前,各類機關(guān)的通用公文的格式大體相同。黨政機關(guān)通用公文的文面格式由版頭(報頭)、份號、密級、保密期限、發(fā)往地址、緊急程度(等級)、發(fā)文字號、簽發(fā)人、收發(fā)報序號、公文標題、主送機關(guān)、正文、附件名稱(附件說明)、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、印發(fā)傳達范圍(附注)、附件、主題詞、抄送機關(guān)、印制版記、公文二維條碼22個要素組成。這22個要素按其所在的位置,又可分成眉首(文頭)部分(前9個要素)、主體部分(中間9個要素)、版記(文尾)部分(最后4個要素)。
眉首部分,位于公文首頁上部,一般占整個頁面的1/3左右。黨的機關(guān)用特定版頭制發(fā)的公文,眉首部分與主體部分用兩條各長60.5mm、寬0.7mm的紅色橫線中間加2號實體五角星隔開;行政機關(guān)的公文用一條長159mm、寬0.7mm的紅色橫線隔開,中間沒有五角星;用電報傳送的公文,眉首部分與主體部分用兩條平行的黑色橫線(密碼電報為紅色)隔開。用a4型公文紙,國家標準規(guī)定上報公文的眉首部分占55.89%,即166毫米。