《公文處理案例精選》摘選

　　1.撰寫時以讀者的立場、情緒反映為出發點。

　　2.內容簡潔，并提出具體范例；避免冗長，把握5w1h的原則，將重點逐條列出，而詳細說明資料則作為附件處理。

　　3.優缺點并述，對缺點毫不隱瞞。

　　4，內容要正確地掌握和反映市場及消費者動向以及世界性的趨勢。

　　5.字里行間流露出撰寫這份報告的目的并非為謀一己私利，而是對公司及工作的一片赤誠。

　　【問題討論】

　　什么是公文寫作的“5w1h”原則？

　　【評析】

　　國外企業認為，一份恰到好處、必要而且又完整的報告，對于經營者或管理者而言，是一種能與100位營業員相匹敵的重要戰斗力。反之，也可能因此而毀滅一個龐大的企業，由此可知報告的重要性。在美英日等國，無論是新聞報道，還是撰寫報告以及其他公文，都強調根據“5w1h”原則來歸納。那就是

　　when——何時；

　　where——何地；

　　who——何人；

　　what——何事；

　　why——何因；

　　how——如何、結果。

　　“5w1h”原則為撰寫文章的基本原則，而撰寫報告時還要考慮所需花費的成本，也就是再加上一項howmuch（多少錢），而成為“5w2h”原則。

　　“5w1h”原則在西方國家起源于戰場上用來傳達命令的心得，后來被廣泛應用成為新聞報道、甚至商務文書等各式文章撰寫的依據，以期能將最必要的信息以簡潔又提綱挈領的方式輕松地傳遞給讀者。

　　（摘自《公文處理案例精選》第十章海外公文工作做法與經驗）

　　[1]案例參考：

　　[2]中華人民共和國國家標準《國家行政機關公文格式》（gb/t9704—1999）于xx年1月1日起開始實施

　　[3]本案例均為調研材料

　　[4]《四川省人民政府關于印發〈四川省國家行政機關公文處理實施細則〉的通知》（川府發〔〕19號）

　　[5]國務院秘書廳、國家檔案局《關于請勿使用圓珠筆、鉛筆擬寫公文的通知》1964年1月24日印發

　　[6]《列寧全集》第43卷，人民出版社，1987年，

　　[7]郭正林王小寧《公務員培訓的香港模式》清華大學教育研究1999年第2期

　　[8]傅西路主編《公文處理新規范——國務院〈國家行政機關公文處理辦法〉釋解》中國城市出版社xx年4月第103～104頁

　　[9]《福建省人民政府辦公廳關于進一步規范公文處理工作有關事項的通知》（閩政辦函〔〕55號）第一條第一項

　　[10]《天津市人民政府辦公廳關于進一步規范公文報送有關事項的通知》（津政辦發〔〕17號）第三、四條

　　[11]案例參考：深圳市人民政府法律顧問室年報（xx年）第三部分政府應訴案件處理3.2以市政府為被告的行政訴訟案件