《公文處理案例精選》摘選

　　其二，不了解公文格式規范。一些機關單位領導對于現行公文格式規范一知半解，又恥于向下級文秘部門（人員）請教，以致在工作中造成失誤。如某中央企業的領導指示，本企業所有正式發文文頭上全部要加印“簽發人”標識，但后來在行文中出現了問題，企業領導又匆匆作出決定，在所有發文上一律取消“簽發人”標識；至于違反規定在公文文面包括裝訂線外隨處批字，簽發公文象在私人物件上隨意劃個符號標個姓，漏簽日期讓文印人員隨意添加，以及對格式不規范不完整的文稿也簽發放行等等做法，并不鮮見。

　　其三，不了解行文規則。當前行文中最常見的“犯規”動作，如一文多事，多頭主送，越級行文，濫抄濫發，公文直接送給領導人個人，不相隸屬的機關單位之間濫行“請示”與“報告”，對涉及其他部門、機關職權范圍的公文未經協商一致徑自上報下發，難以執行實施，多是經各級領導審批簽發過關的，甚至有的還是個別單位的領導出于某種目的授意做的，比如辦文中有的領導交代經辦人：“這個事情重要，多印幾份多送幾個部門（送某某領導）”等等。

　　其四，不了解公文處理流程的要求。具體體現在：（1）處理公文忽視集中統一原則，對不經文秘部門或越級收取、遞進的公文開放處理“綠燈”，或只圖個人利用方便從傳閱夾中截留公文，造成管理上的漏洞，公文丟失；（2）審批公文不講究科學的工作方法和領導藝術，無輕重緩急之分，無閱件辦件之別，一律事必躬親，層層擬辦、件件批辦，造成公文“旅行”，閱文“橫傳”，效率低下；（3）簽發公文違反“先核后簽”規則，將缺乏必要的溝通協調、未經辦公室審核把關的公文簽發放行，造成“頂牛”公文出臺或公文“逆向”運轉；或經不起下級部門的反復請求，或礙于上級某位分管領導的指示和“面子”，或出于本地區本單位的局部利益，匆匆簽發，使不少低質公文、“關系”公文出臺，或批辦簽發意見模棱兩可，使承辦者不知所云，甚至隨意批示擴大公文閱讀處理范圍，降低辦文效率；（4）辦文缺乏時間觀念，外出公干不作交代，使傳閱、處理中的公文積壓、延誤辦理時機；（5）忽視國家保密法律法規及有關規定，造成涉密公文的失密泄密。

　　其五，不了解公文立卷歸檔要求。有的領導在本單位立卷的組織工作中，不根據機關實際情況和立卷工作規律，對于本單位立卷點的選擇、立卷范圍的確定、分工立卷的組織等往往搞“一言堂”，自己說了算，缺乏科學性。如某單位建立后幾十年從未立過卷，零散積存公文堆積了半間屋，為應付達標檢查，雇請臨時工突擊立卷。當問及立卷范圍如何掌握時，該單位領導人居然信口開河，語驚四座：“見到紅頭文件就裝訂”，這個單位的立卷質量也就可想而知了。有的領導不重視、不了解或不理睬國家統一規定的立卷歸檔制度，平時將大批重要公文滯留在自己手邊，待離退休時，或塞了一柜子移交一筆“糊涂帳”，個別的甚至將手中案頭長年積累的公文私下銷毀、帶走。最值得一提的是有的領導人習慣用“三筆”（普通鉛筆、圓珠筆、彩色筆）簽閱、批示和簽發公文，審批公文時也少有注意其書寫材料是否符合歸檔要求，給日后的檔案管理留下隱患。早在60年代，國家有關主管部門就有明文規定，“在起草、修改公文或批注時，一律要使用毛筆或鋼筆”，遺憾的是就在這同一公文中，卻作出了對領導另眼相待的規定：“如果有的領導同志習慣于用鉛筆，則應為他們準備質量較好的鉛筆”[5]近年來，為了保護檔案，關于公文書寫材料的規定屢被重申和強調，既然要依法行文，既然這類規定具有科學性和規范性，就不應該“一文兩制”，只管群眾不管領導。