《公文處理案例精選》摘選

　　（二）本例文應該使用印發性“通知”

　　1.“函的形式”不是指文種必須使用“函”。“函的形式”亦稱函件格式、信函式格式，是國家標準《國家行政機關公文格式》[2]中規定的特定公文格式之一，一般適用于事務性公文中的下行文和平行文。在使用函件格式行文時，發文主體照樣可以按照行文目的和內容選用相應的下行或平行文種，包括“函”、“通知”、“批復”、“意見”“通報”等，所以本例文的文種并非必須使用“函”。

　　2.本例文應該改“函”為“通知”。按照《辦法》，“函”作為國家行政機關法定公文文種之一，適用于“不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項”；而本例文內容是印發公文并要求收文者“遵照執行”，文種應選用“傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項”的印發性通知才符合行文目的。例文標題應該改為《關于印發<xx年全國干線公路養護與管理檢查注意事項>的通知》(注意：此處的<注意事項>作為文件標題容易產生歧義,所以加上了書名號——作者)。

　　（摘自《公文處理案例精選》第三章公文分類與文種）

　　【案例4-9】多層轉發標題難[3]四招方法繁化簡

　　材料1××縣人民政府關于轉發《××市人民政府關于轉發〈××省人民政府關于做好防汛工作的通知〉的通知》的通知

　　材料2××市政府關于轉發《×省政府關于轉發〈人事部關于為恢復名譽后享受×級待遇的通知〉的通知》的通知

　　材料3××市人民政府關于轉發××省人民政府關于轉發××部《關于漢族地區佛教道教寺觀管理試行辦法》的通知的通知

　　【問題討論】

　　1.轉發性公文標題存在哪些問題?

　　2.怎樣使多層轉發批轉性公文標題化繁為簡?

　　【評析】

　　批轉（轉發）性公文，采用“通知”文種。其正文簡單，可以采用格式化寫作，但其標題的寫作相對比較復雜。因其是復式結構，如機械套用一般公文標題“發文機關+事由+文種”的基本格式,往往出現如案例中兩個乃至更多標題重疊的情況，造成“關于”、“轉發”、“通知”的重復使用，繁瑣冗長，不知所云。要使多層轉發批轉性公文標題化繁為簡，可采用以下方法：

　　（一）簡化

　　當轉發層次較多時，可以省略中間環節，直接轉發（批轉）原公文，壓縮介詞“關于”和重疊文種，將刪除后也不會影響題意的贅詞或標點符號刪去。

　　如材料1可簡化為：××縣人民政府轉發××省人民政府關于做好防汛工作的通知的通知

　　材料2簡化為：××市政府轉發人事部關于為恢復名譽后享受×級待遇的通知的通知

　　（二）合并

　　多個被轉發機關、被轉發公文標題合并，因為在公文正文和附件中可以完整體現被省略的部分。

　　如：總公司關于印發關于××項目管理的五個規定的通知